Administración del tiempo

Hemos estado compartiendo una serie de sugerencias de cómo implementar una serie de herramientas de gestión que mejorarían la condición de trabajo y por ende nos haría más eficientes, tendríamos más tiempo para implementar otros tipos de herramientas administrativas y de gestión.

Esto es claro, pero aquí estamos en la ley del huevo y la gallina, necesita tener tiempo para implementar herramientas de gestión, pero no tiene el tiempo necesario para su implementación.

Por lo tanto les transcribo una sencilla herramienta para medir y administrar el tiempo disponible para el trabajo.

Plan de evaluación del uso actual del tiempo

1)     Evalúe el conjunto de sus tareas de su trabajo habitual semanal y clasifíquelas en función de dos variables: la urgencia y la importancia.

2)     Luego llévelas a un gráfico cómo el siguiente

Gráfico del Dr. Covey – Cuadros del libro “Los hábitos de la gente altamente efectiva”

Cuadrante I: urgente e importante.

Aborde estos proyectos primero.

Cuadrante II: no urgente, pero importante.

Establezca fechas límites para realizarles e inclúyalos en su rutina diaria.

Cuadrante III: urgente, pero no importante.

Encuentre maneras rápidas y eficientes para realizar este trabajo sin involucrar a mucho personal. Si es posible deléguelo a un asistente que sea capaz de hacerlo ó capacítelo para que lo pueda hacer.

Cuadrante IV: no urgente y no importante.

Se trata de un trabajo engorroso y repetitivo. Guarde todo este trabajo y realícelo en intervalos de ½ hora semanal, consiga a alguien que lo haga ó sencillamente no lo haga.

3)     Aplique el principio de Pareto o regla del 80/20 teniendo el cuenta que:

  1. El 20% de nuestro tiempo produce el 80% de los resultados.
  2. El 20% de la gente ocupa el 80% de nuestro tiempo.
  3. El 20% de los productos rinde el 80% de las ganancias.
  4. El 20% de los libros tiene el 80% del contenido.
  5. El 20% del trabajo aporta el 80% de la satisfacción.
  6. El 20% de la gente tomará el 80% de las decisiones.

Recuerde que no importa cuan duro trabaja, sino cuán inteligentemente trabaja.

4)     Planilla tipo para organizar el Pareto diario

Fuente: Desarrolle el líder que está en Ud. – John C. Maxwell

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El liderazgo y la actitud

El liderazgo y la actitud

Del libro “Desarrolle el líder que está en Ud.” John Maxwell

“No podemos cambiar nuestro pasado. Ni podemos cambiar el hecho de que las personas actuarán de cierta manera. Tampoco podemos cambiar lo inevitable. Lo único que podemos hacer es jugar con el único recurso que tenemos, y que es nuestra actitud. Estoy convencido que la vida es un 10% lo que nos sucede y un 90% cómo reacciono ante lo que me sucede

Chuck Swindoll

Los grandes líderes saben que una actitud correcta creará la atmósfera adecuada para que los demás respondan bien.

Ahora bien, para tener una buena actitud en todo momento y en todas las circunstancias ¿Cómo manejamos nuestros sentimientos?

Hay una gran diferencia entre cómo nos sentimos y cómo manejamos nuestros sentimientos. Todos tenemos momentos en los que nos sentimos mal. Nuestras actitudes no pueden detener nuestros sentimientos, pero pueden impedir que nuestros sentimientos nos detengan.

Lea y reflexione el siguiente pensamiento apreciado por un exitoso deportista (Arnold Palmer)

Si cree que está vencido, lo está.

Si piensa que no se atreve, no lo hará.

Si le gusta ganar pero piensa que no puede,

es casi seguro que no ganará.

Las batallas de la vida no siempre van dirigidas

al hombre más fuerte o al hombre más veloz.

Tarde o temprano el hombre que gana

es el hombre que cree que puede.

La diferencia entre un deportista exitoso y uno mediocre, es su actitud positiva.

Dado que el liderazgo es influencia, la gente se contagia de las actitudes como de los resfriados. Por lo tanto es importante poseer una buena actitud, no solamente para el éxito personal, sino también para el beneficio de los demás.

Si la actitud es tan importante para el liderazgo y lamentablemente no son comunes en mí las buenas actitudes ¿Qué puedo hacer para mejorar mi actitud?

Le detallo las seis etapas para mejorar su actitud:

  1. Identifique los sentimientos que son problema (esta es la etapa de conciencia y la más fácil de declarar)
  2. Identifique los problemas de conducta (Ahora nos vamos debajo de la superficie. ¿Qué produce malos sentimientos? Escriba las acciones que producen malos sentimientos.
  3. Identifique los problemas de pensamiento (William James dijo “lo que llama nuestra atención, determina nuestra acción.)
  4. Identifique el pensamiento correcto (Escriba en un papel el pensamiento correcto y lo que usted desea. Puesto que sus sentimientos vienen de sus pensamientos, usted puede controlar sus sentimientos cambiando una sola cosa: ¡Sus pensamientos!
  5. Haga un compromiso público de pensar correctamente (el compromiso público es el compromiso más poderoso)
  6. Desarrolle un plan para pensar correctamente.
    1. Una definición escrita del pensamiento correcto deseado.
    2. Una manera de medir el progreso.
    3. Una medida diaria del progreso.
    4. Una persona ante quien responder.
    5. Una dieta diaria de materiales de ayuda propia.
    6. Asociación con personas que piensen correctamente.

Felizmente, después de un tiempo, una actitud positiva puede reemplazar a una negativa y ese día mejorará su liderazgo.

La batalla nunca termina, pero vale la pena el esfuerzo.

Para terminar:

Diga las palabras correctas,

lea los libros correctos,

escuche y vea los programas correctos,

reúnase con las personas correctas.

y haga las cosas correctas.